Patientenportale für Krankenhäuser nach §19 KHSFV

POLAVIS Patientenportal nach KHZG fuer Krankenhaeuser

Kliniken im Zugzwang zur Digitalisierung

Die deutschen Krankenhäuser werden digitaler. Nachdem zunächst Visionäre an die Übertragung des Check-In Gedankens vom Flughafen auf das Krankenhaus überzeugt waren, macht es die Bundesregierung mit dem Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG) inzwischen allen Kliniken leicht, den erfolgreichen Beispielen für eine digitale Vernetzung mit Patienten und Partnern zu folgen. Die Einführung digitaler Patientenportale für das Krankenhaus nach §19 KHSFV wird nicht nur substanziell gefördert, sondern bald auch Pflicht. Eine fehlende Umsetzung wird dann zu Abschlägen führen.

Für POLAVIS und Ihre Kunden kommt das KHZG gerade recht. Die Krankenhäuser, die sich bereits auf den Weg gemacht und das digitale POLAVIS Portal eingeführt haben, werden in ihrer Entscheidung explizit bestätigt. Sie können ihr POLAVIS Patientenportal individuell mit den weiteren Modulen ausbauen und dabei von der Förderung im Rahmen des KHZG profitieren. Neukunden können von der langjährigen Erfahrungen und bestehenden Schnittstellen profitieren und schnell mit der Einführung eines digitalen Patientenportals im Krankenhaus starten.

POLAVIS bietet als spezialisierter Anbieter für Online Patientenportale in allen geforderten Bereichen des Fördertatbestand 2 nach §19 KHSFV Produktmodule aus einer Hand an. Aufgrund der Fülle der Themen empfiehlt es sich für jedes Krankenhaus frühzeitig eine Roadmap zu erstellen, um die stufenweise Einführung der Module innerhalb der vorgegebenen Frist des KHZG zu planen.

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Das Problem 

Der manuelle Datenaustausch auf Basis von analogen und nicht vernetzten Verfahren sorgt für Unterbrechungen, Verzögerungen und Fehler. Das hat nicht zuletzt die Pandemie schonungslos offengelegt. Doch Telefon und Tastatur stehen noch immer im Zentrum der Abstimmung und Datenerfassung in Kliniken. Fax und Papier sind die zentralen Übertragungsmedien. Der persönliche Kontakt das einzige Mittel zur Qualitätssicherung.

 

Die Lösung 

POLAVIS Patientenportale ermöglichen Krankenhäusern ohne Risiko den Sprung in die digitale Welt. POLAVIS ermöglicht digitale Prozesse und Online-Interaktionen für alle Vorgänge und Beteiligten auf einer sicheren On-Premise Plattform. Die Anpassung auf die individuellen Anforderungen erfolgt einfach, flexibel und bei Bedarf schrittweise über die vielen Customizing-Möglichkeiten.

 

POLAVIS Patientenportal – Modulübersicht

POLAVIS MODULE

Automatische Benachrichtigung, Erinnerung, Hinweise, FAQs & Checklisten für die Patienten. Die Informationen und Ereignisse können individuell je Standort und Fachabteilung konfiguriert werden. Die Trigger können wahlweise automatisiert aus dem KIS oder aus dem POLAVIS Patientenportal gesetzt werden. Die digitale Patienteninformation begleitet die Patienten jederzeit sicher durch ihren gesamten Vorgang, ganz gleich, ob die Klinikmitarbeiter im KIS oder im Patientenportal arbeiten.

Anfrage für Termin inkl. Upload von Dokumenten (z.B. Einweisungsschein, DICOM Bilder, Medikationsplan) mit Konfiguration von intelligenten Formularen über den Fragebogengenerator und individuell konfigurierbare Workflows pro Termintyp und Fachbereich. Anfragen können wahlweise über Mitarbeiter-Portal für das zentrale Terminmanagement oder das KIS bearbeitet werden. Optional können für die ärztliche Triage zusätzliche Workflow und Rollen genutzt werden.

Direktbuchung von Terminen inkl. Kurzworkflow für Dokumentenupload und Formulare insbesondere für Ambulanztermine, Sprechstunden und Videosprechstunden. Über das zentrale Portal ist die gleichzeitige Anbindung von KIS und MVZ-Systemen möglich. Verfügbare Slots werden jeweils aktuell durch KIS-Synchronisation ermittelt und anschließend direkt gebucht. Automatisiert oder nach Freigabe über das Mitarbeiter-Portal werden erfasste Daten und Dokumente ins KIS übertragen.

Über intelligente Zuweisungsformulare je Fachbereich, Sektion oder Termintyp können Partner ganz fokussiert Zuweisungen, Konsilanfragen oder Zweitmeinungsprozesse tätigen. Das Zuweisungsmodul verfügt über eine Business Logik mit Fragebogengenerator, unterstützt den Dokumenten & Dateiupload inkl. DICOM und kann optional auch direkt mit Terminmanagement kombiniert werden.

Katalogmanagement für Leistungen nach Kategorien inkl. Content Management System und Editor zur standardisierten Pflege von Inhalten, Preisinformationen, sowie Einbindung von Bild- und Videomaterial. Inhalte können wahlweise individuell pro Abteilung oder allgemeingültig hinterlegt werde. Einbindung des Moduls in diverse Workflows im Portal (z.B. Patientenanfrage, Online Terminbuchung) und optional Übergabe in weitere Buchungsprozesse / Abrechnung.

Formulargenerator für intelligente, hierachisierbare Fragebögen aller Art mit individueller Konfigurationsmöglichkeit zu Termintypen und Fachbereichen. Über die Business Logik werden sogar freie Texteingaben erkannt und dynamisch Fragebögen zugeordnet. Die Systematik zur Erfassung der Triageinformationen bzw. der Aufruf von Dokumenten kann von zu Hause durch die Patienten oder die Mitarbeiter vor Ort auf Smartphone, Tablet, PC oder Kiosk erfolgen.

Automatisierte Bereitstellung von Dokumenten je Termintyp sowie manuelle Zuordnung von Dokumenten durch die Mitarbeiter. Dokumente und Aktionsmöglichkeiten (z.B. Download, Ausfüllen, digitale Unterschrift) können über das Portal verwaltet werden. Nutzung für Behandlungsvertrag, Datenschutzerklärung, Aufklärung, Wahlleistungen, Flyer, FAQs, etc.. Optional Einbindung von eConsent-Lösungen für digitale Aufklärung.

Aufruf der zertifizierten Videosprechstunde und Durchführung der Sitzungen. Das Modul kann mit den diversen Portalfunktionen kombiniert werden, insbesondere über die Konfiguration von Termintypen für Online Terminbuchung, die digitale Patienteninformation, etc. Ärzte und Behandler haben über das Portal mit dem Aufruf der Videosprechstunde gleichzeitig das zugehörige Termin-, Daten- und Dokumentenmanagement im Online-Zugriff.

Automatisierte Bereitstellung von radiologischen Bildern und Befunden aus RIS/PACS über die Standard-Workflows zum Abruf durch Patienten und Behandler. Automatisierte Übergabe von hochgeladenen Dateien (Zuweiser, Patient) an das PACS Fremdbildarchiv. Die Business Logik unterstützt zudem das Auslesen bzw. die Nutzung der DICOM-Metadaten sowie den bi-direktionalen Austausch von relevanten Patientendaten mit KIS und RIS. Kann in flexibel in die diversen Portalbereiche und Workflows integriert werden.

Webbasiertes Portal für den Live-Aufruf der Fallakte (kodierte Daten, Werte, Dokumente, Bilder, Befunde) auf allen Geräten durch Ärzte im Rahmen der mobilen Visite sowie durch weitere Behandler und berechtigte Einrichtungen. Weitreichende Interaktionsmöglichkeiten über sicheres Postfach, Rückrufassistent, Erinnerungen, Benchachrichtigungen, Anfrage/Meldeprozesse, Nachrichtenbereich und Notizbuchfunktion zur Nutzung in Entlassmanagement und Überleitung. Optional auch integration der Module für Kalender-Synchronisation und Terminierung (Terminmodule) und Aufruf des Moduls Zuweisung.

Anmeldung von Patienten zur Vorstellung bzw. gemeinsamen Fallbesprechung inkl. dem erforderlichen Daten- und Dokumentenmanagement, optional auch Einbindung Bildprotal DICOM und Terminmodule. Nutzung in der regionale Zusammenarbeit (z.B. ASV), für Konsilanfragen und Zweitmeinungsverfahren. Alle Vorgänge über konfigurierbare Workflows zur Anmeldung und Board Administration unter Nutzung von intelligenten Formularen. Optional Übernahme der Daten und Dokumente mit Fallanlage ins KIS.

Bereitstellung des dynamischen Behandlungspfads (Termine) auf Basis der Anforderungen / Klinischen Aufträge aus dem KIS mit Benachrichtigung und Erinnerung. Informationen, Aufklärung, Orientierung, FAQs und Videos werden über das Content Management System den Termintypen zugeordnet und standardisiert zum Aufruf bereitgestellt. Behandlungsdaten und Dokumente können anhand von definierten Sets bei Vorliegen live aus dem KIS bzw. Subsystemen aufgerufen werden. Seine persönliche Sicht kann der Patient jederzeit kommentieren und verfolgen.

Darstellung der Klinik-Bedarfe (Meldung über KIS, optional zzgl. individueller Abfragen durch den Sozialdienst mit Formularen im Patientenportal. Berechtigte Nutzer können Bedarfe an registrierte externe Einrichtungen melden und Rückmeldungen entgegennehmen. Im Rahmen der Überleitung können anschließend auch relevante medizinische Daten und Dokumente online Übergeben werden. Optional können die Marktplatzanbieter für Überleitung angebunden werden, so dass die Auswahl und Überleitungsinformation den Patienten direkt über das Patientenportal zur Verfügung stehen.

Komplettpaket zum Management von internationale Behandlungsanfragen mit mehrsprachigem Workflow und Stellvertretungsfunktion (z.B. Botschaften). Anfragen können über interne Bewertungs- und Abstimmungsworkflows inkl. Prozess für Kostenvoranschlag, Organisations- und Terminmanagement vollständig online gesteuert und ins KIS übergeben werden.

POLAVIS PLATTFORM

Zentrale On-Premise-Installation des POLAVIS Portals mit Rollen- und Rechtemanagement, TAN-Verfahren mit lokalem E-Mail / SMS-Gateway, DSGVO-Unterstützung und verschlüsselter Datenhaltung. Die Digitalplattform bildet die sichere Basis für alle Funktionalitäten und führt die gewählten POLAVIS Module über eine smarte Business-Logik performant zu durchgängigen Prozessen zusammen.

Die POLAVIS Architektur ist seit Jahren erprobt und in vielen Häusern aller Versorgungsstufen im operativen Einsatz. Der POLAVIS Integration Hub ist die zentrale Schaltstelle für die sichere Kommunikation mit den internen System wie KIS, RIS, PACS und Archivsystem. Nachrichtenströme, Formate, Syntax und Co. können über das Mapping einfach und granular konfiguriert werden. Es können mehrere KIS und MVZ/Praxissysteme parallel in einer Installation eingebunden werden, die nach außen einen einheitlichen Portalauftritt bilden.

Die Module des POLAVIS Patientenportals können auf eigens konfigurierten Kiosksystemen genutzt werden, die je nach Ausstattung z.B. den Check-In vor Ort, das Auslesen der Versichertenkarten und eine hochsichere digitale Unterschrift erlauben. Über die Plattformkomponente Kiosksysteme werden dafür zusätzliche Zugang- und Authentifizierungsmöglichkeiten bereitgestellt, die auf die eingesetzten Geräte abgestimmt sind.

Mit POLAVIS die Anforderungen an digitale Patientenportale nach §19 KHSFV aus einer Hand erfüllen

Digitales Aufnahme Management

Nach den Anforderungen des § 19 KHSFV muss es ein digitales Aufnahmemanagement Patienten und Leistungserbringern ermöglichen, Termine vorab online zu vereinbaren und zu verwalten. Relevante Informationen und Dokumente für die stationäre oder teilstationäre Aufnahme im Krankenhaus müssen ebenfalls digital über das Online Patientenportal ausgetauscht und verarbeitet werden können. Ferner müssen eine direkte Kommunikation zwischen Patienten und Aufnahmepersonal im Krankenhaus sowie Schnittstellen zu bestehenden KIS-Systemen sichergestellt werden.

POLAVIS bietet mit dem Aufnahme Manager und der Online Terminbuchung die passenden Produkte, die alle MUSS-Kriterien nach 4.3.2.1 erfüllen und darüber hinaus weitere individuell konfigurierbare Funktionen für das Kraneknhaus bieten. In der Gestaltung der Workflows können bestehende Komponenten integriert oder Drittanbieter in der einheitlichen Portaloberfläche eingebunden werden. POLAVIS bieten als einziger Anbieter eine vollständige On-Premise Datenhaltung an, die in der IT-Landschaft des Krankenhauses gemäß der individuellen Standards eingerichtet wird.

Die Einführung eines digitalen Onboardings ist nicht nur ein zeitgemäßes und attraktives Angebot an die Patienten, sondern erfordert auch ein Umdenken  und eine Anpassung der gewohnten Abläufe bei den Mitarbeitern der Patientenaufnahme im Krankenhaus oder in den Ambulanzen. Mit POLAVIS ist ein smarter Einstieg möglich: die Kommunikation und Informationsbereitstellung an die Patienten kann über das Online Patientenportal auch automatisch aus dem KIS heraus erfolgen, so dass die Patienten sich nicht selbst anmelden müssen. Das schafft Vertrauen und einen leichten Zugang.

Digitales Behandlungsmanagement

Patienten sollen im Rahmen des digitalen Behandlungsmanagements jederzeit in der Lage sein, auf relevante Informationen zu Ihrem Aufenthalt im Krankenhaus und ihres Behandlungsablaufes zuzugreifen. Mitarbeiter des Krankenhauses sollen ebenfalls die Möglichkeit bekommen, im Rahmen einer digitalen Visite relevante Informationen zum Patienten, insbesondere im KIS und Patientendatenmanagementsystem über das Online Patientenportal einsehen zu können. Die Speicherung der Daten muss dabei schließlich auch in einer elektronischen Patientenakte erfolgen können.

Für das Behandlungsmanagement ist die Bereitstellung von medizinischen Informationen und Ereignissen zentral. POLAVIS bietet speziell auf den Nutzerkreis zugeschnittene Portal-Oberflächen, die natürlich für die Medizinier anders als für die Patienten gestaltet werden müssen. So ist die mobile und digitale Visite bereits seit Jahren Teil des POLAVIS Kommunikationsportals, das neben dem Zugriff auf die aktuelle Dokumentation und Dokumente auch einfache und sichere Interaktion mit Kollegen unterstützt. POLAVIS kann neben dem KIS auch direkt  in die RIS/PACS-Workflows intergriert werden. Patienten und Ärzte können neben den Behandlungsergebnissen und Dokumenten entsprechend auch automatisiert radiologische Bilder und Befunde über das digitale Patientenportal abrufen.

In der Konfiguration für den Tagesplan können die Patienten über relevante Untersuchungstermine informiert werden. Damit diese nicht manuell und damit fehleranfällig durch das Klinikpersonal erfasst werden müssen, können diese direkt aus dem KIS-System an die Patienten über das Online Patientenportal ausgespielt werden. Wichtig ist, dass die Krankenhäuser über die notwendigen Strukturen und Prozesse verfügen, damit Untersuchungstermine tatsächlich ausreichend detailliert geplant und aktuell sind. Über den Behandlungsverlauf können Patienten online auf Informations- und Kommunikationsangebote zugreifen.

Digitales Entlass- und Überleitungsmanagement

Funktionen im Rahmen des digitalen Entlass- und Überleitungsmanagements beziehen sich insbesondere auf den strukturierten Datenaustausch und die Kommunikation zwischen dem Krankenhaus und  unterschiedlichen Leistungserbringern im Rahmen der Behandlungskette. Mitarbeiter müssen die Option erhalten, Versorgungsbedarfe und Kapazitäten über das digitale Patientenportal melden zu können.

Das POLAVIS Kommunikationsportal ermöglicht den direkten und automatisierten Zugriff auf ausgewählte Patientendaten für berechtigte Nutzer. Die Daten werden üblicherweise über die Standardformate wie HL7, HL7 FHIR und DICOM bereitgestellt. Neben KIS und RIS/PACS können auch Archivsysteme angebunden werden. Fälle, die für die Überleitung bzw. Weiterbehandlung z.B. in Reha oder Pflege qualifizieren, können im KIS gekennzeichnet und Zugriffsberechtigungen gesetzt werden. Der Sozialdienst sowie zugelassene externe Einrichtungen können Daten einsehen, zu Fällen kommunizieren und Dokumente optional in die eigenen Systeme übernehmen.

Im Rahmen der gemeinsamen Fallbesprechungen können über die POLAVIS Boards wie dem Tumorboard die regionalen Akteure sicher interagieren, ohne dass der Patient direkt auch ein Fall im eigenen Haus sein muss. Das Online Portal bietet hier die Möglichkeit für Daten- und Dokumentenaustausch sowie die Vorstellung und Administration über Workflows. Über spezielle Formulare und Reports können auch Anfragen über das Online Portal gestellt und Kapazitäten rückgemeldet werden.

Patientenportal nach Krankenhauszukunftsgesetz KHZG

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