Projekt Beschreibung

Pallas Kliniken – Komplexe Termin- und Ressourcenbuchung für 20 Standorte

Die Pallas Kliniken gehören in der Deutschschweiz zu den führenden Klinikgruppen, die auf Augenheilkunde und ästhetische Medizin spezialisiert sind. Das Unternehmen ist seit über 25 Jahren erfolgreich am Markt und wächst weiter. Mit dem Netzwerk an über 20 Standorten wird ein breites Spektrum modernster Behandlungsmethoden angeboten; jährlich werden über 120’000 Patientinnen und Patienten behandelt.

Hochfrequente Patientenkommunikation

Die herausragende Behandlungsqualität und die breite Abdeckung über die gesamte deutschsprachige Schweiz werden bei Pallas durch viele Spezialisten und optimierte Prozesse möglich. Dazu gehört auch, dass sich Patienten über eine moderne Website informieren und gezielt nach ihren Anliegen und möglichen Behandlern recherchieren können.

Aufgrund des hohen Anfragevolumens hatte sich mit dem Wachstum bereits gezeigt, dass die telefonische Terminanfrage personell nicht mehr angemessen abbildbar war. Um eine zeitnahe und verlässliche Anfrage und Terminierung von Behandlungen zu ermöglichen, wurde die Online-Terminbuchung mit dem POLAVIS Aufnahme Manager eingeführt und mit dem passenden CI/CD voll in die Pallas-Website integriert.

Komplexe Planungsprozesse

Aufgrund der Behandlungs- und Standortkombinationen sowie den benötigten Spezialisten und Ressourcen vor Ort ist die Terminvergabe bei Pallas hochkomplex. Für alle 20 Standorte und die zugehörigen Ressourcen wird die Terminplanung zentral im KIS der Pallas Kliniken geführt. Das POLAVIS Patientenportal ist on-premise mit dem KIS integriert und bietet die Möglichkeit zur Online-Terminbuchung direkt durch die Patienten.

Über die Workflows werden neben den Termininformationen relevante Patientendaten, der Versicherungsabgleich und der Dokumentenaustausch unterstützt. Durch die hochperformante Live-Synchronisation der Termin-Slots und das hinterlegte Regelwerk finden Patienten schnell ihren Wunschtermin, ohne das Personal für die Administration des Terminprozesses notwendig ist. Auch Änderungen oder Stornierungen können direkt über das Portal abgewickelt werden. Die Online-Buchungen werden ohne Doppelerfassungen oder zusätzliche manuelle Arbeitsschritte sofort nahtlos in der internen Ressourcen- und Terminplanung verwendet.

„Wir sind mit 20 Standorten in der Schweiz vertreten. Deshalb ist die Online-Terminvergabe mit direktem Zugriff auf unsere Patienten-Terminplanung für uns ein hochkomplexer und businessrelevanter Kernprozess. Mit POLAVIS haben wir diesen Prozess erfolgreich digitalisiert. Gleichzeitig behalten wir jederzeit die vollständige Hoheit über die sensiblen Patientendaten, was äußerst wichtig ist.“

Yannis Portmann, Projektleiter Digital Transformation
Pallas Kliniken AG

Landesweite sichere Vernetzung

Dass alle Daten sicher bei Pallas liegen und aufgrund des bei POLAVIS üblichen echten Whitelabel-Betriebs nicht über einen Drittanbieter laufen, passt zum Qualitätsanspruch und den Standards der Klinikgruppe. Denn die Patienten sind einen ausgezeichneten Service und Verlässlichkeit gewohnt, die insbesondere auch für die Vorbereitung auf die Behandlung gelten muss.

Neben den Patienten kommt die Digitalisierung auch den Behandlern und Partnern zu Gute: über das POLAVIS Kommunikationsportal können die Standorte zukünftig auch untereinander Fallakten einsehen, Patienten weiterleiten bzw. zuweisen und die Vor- und Nachbehandler online in die Prozesse einbeziehen. Aufgrund der vielen Standorte der Pallas Kliniken ergibt sich schnell ein flächendeckendes Behandlungsnetzwerk, in dem alle Akteure optimal über die POLAVIS-Plattform miteinander interagieren können.

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